De dagen worden korter, de reserveringsboeken lopen vol en de geur van glühwein en feestelijke menu’s hangt bijna in de lucht. De kerstperiode is voor de meeste horeca- en cateringbedrijven de mooiste, maar ook absoluut de drukste tijd van het jaar. In deze cruciale weken wordt een significant deel van de jaaromzet behaald. De druk op de keuken, de bediening én de techniek is maximaal. Jouw gasten verwachten een perfecte ervaring, en jij verwacht een perfecte omzet.

De vraag is: kan jouw kassasysteem die druk aan?

Een storing in je afrekensysteem tijdens een volgeboekt kerstdiner is de grootst mogelijke nachtmerrie. Het is niet slechts een hapering; het is een directe bedreiging voor je omzet, je reputatie en de sfeer in je zaak.

Een goedlopend kassasysteem

Tijdens de kerstdrukte is je kassasysteem meer dan alleen een kassa. Het verbindt de bediening met de bar, de bar met de keuken, en de keuken met de voorraad. Ideaal: áls dit doorloopt.

Bonnen die niet printen, bestellingen die verkeerd worden doorgegeven, handhelds die de verbinding verliezen, of – het ergste van alles – een pinsysteem dat weigert. De foutmarges zijn nihil wanneer elke tafel dubbel bezet is. Een betrouwbaar en efficiënt kassasysteem voor de horeca is daarom geen luxe, maar een absolute noodzaak voor een succesvolle feestmaand.

De gevaren van een verouderd systeem

Veel ondernemers vertrouwen op een systeem dat “het altijd wel doet”. Maar de piekbelasting van december is niet te vergelijken met een normale dinsdagavond. Oudere systemen zijn gevoeliger voor vastlopers, hebben vaak trage software en missen de flexibiliteit die de moderne horeca vereist.

Denk aan het snel moeten aanpassen van een kerstmenu, het verwerken van complexe tafelreserveringen of het efficiënt splitsen van rekeningen voor grote groepen. Een modern kassasysteem is ontworpen om deze pieken op te vangen en de workflow juist te versnellen, in plaats van te vertragen.

Om je klaar te stomen voor de Kerstperiode, hebben we een checklist voor je gemaakt:

Wacht niet tot de eerste gast van het kerstmenu bestelt. Een goede voorbereiding voorkomt 90% van de problemen. Vanuit NKC Afrekensystemen adviseren we je om nu direct de volgende punten te controleren:

Hardware inspectie

• Terminals & Handhelds: Zijn alle schermen schoon en reageren ze direct? Controleer de accu’s van je mobiele apparaten. Niets is zo vervelend als een handheld die halverwege de service uitvalt.
• Printers: Test alle bonprinters (zowel bij de kassa als in de keuken of bar). Zijn ze schoon, is er voldoende papier en inkt/lint op voorraad?
• Pinautomaten: Voer testtransacties uit. Is de verbinding snel en stabiel? Werken contactloos betalen en creditcards probleemloos? 
• Bekabeling: Een losse netwerkkabel kan je hele systeem platleggen. Controleer of alle stekkers en kabels goed vastzitten en niet beschadigd zijn.

Software & Menu’s:

• Updates: Voer nu alle noodzakelijke software-updates uit. Doe dit nooit tijdens operationele uren, maar plan het ruim van tevoren.
• Kerstmenu’s: Zijn al je feestmenu’s, arrangementen en speciale (drank)prijzen correct ingevoerd in het kassasysteem? Fouten hierin kosten tijd en zorgen voor verwarring bij het afrekenen.
• Back-ups: Wanneer is de laatste back-up gemaakt van je systeem? Zorg dat je een recente back-up hebt van je data, voor het geval dat.

Personeelstraining:

• Tijdelijke Krachten: Werk je met extra personeel tijdens de feestdagen? Zorg dat zij volledig getraind zijn op het kassasysteem. Oefen het aanslaan van de speciale menu’s en het afrekenen.
• Foutprocedures: Weet je personeel wat ze moeten doen als een printer faalt of een pinpas niet werkt? Een duidelijk noodprotocol voorkomt paniek.

Support & Service:

• Noodnummer: Heb je het supportnummer van je kassa-leverancier direct bij de hand? Controleer de openingstijden van de helpdesk tijdens de feestdagen. (Wij vinden dat een goede leverancier ook tijdens de Kerstdagen spoedservice moet bieden).

De kerstdrukte is een kans om te schitteren. Het is de periode waarin je nieuwe gasten kunt omzetten in vaste klanten. Laat de Kerst maar komen!

Kort over ons

Als dé specialist in kassasystemen voor horeca en catering in de regio Zwolle, weten wij bij NKC Afrekensystemen wat er nodig is om de piek aan te kunnen. Wij geloven in systemen die voor jou werken, niet andersom. Twijfel je over je huidige afrekensysteem? Wil je zeker weten dat je klaar bent voor de feestdagen, of ben je benieuwd naar een upgrade? Bij vragen, bel of app ons! We helpen je graag verder.